CRM für Immobilienmakler: die 6 wichtigsten Systeme im Vergleich

1. Was ein Immobilien-CRM ist und ab wann es sich rechnet

Ein Immobilien-CRM, oft auch Maklersoftware genannt, ist eine spezialisierte Software, die drei Aufgabenbereiche in einer Plattform zusammenführt. Sie verwaltet Immobilienobjekte, pflegt Kundenkontakte (Käufer, Verkäufer, Mieter, Eigentümer) und automatisiert Abläufe wie Exposé-Versand, Portal-Synchronisation und Folge-Mails.

Der Unterschied zu einem allgemeinen CRM wie Salesforce oder HubSpot in der Standardversion liegt in drei Punkten. Erstens die direkten Schnittstellen zu Immobilienportalen wie ImmoScout24, Immowelt oder ImmoNet. Zweitens das Exposé-Management mit Vorlagen und automatischem Versand. Drittens das Matching von Suchprofilen mit Objekten.

Wann sich ein spezialisiertes CRM lohnt

Profil	Empfehlung
Solo-Makler, weniger als 10 Objekte pro Jahr	Excel oder ein einfaches Adressbuch reichen, alternativ HubSpot Free
Solo-Makler, 10 bis 30 Objekte pro Jahr	Pipedrive (14 € pro Monat) oder HubSpot Free, manuelle Portal-Pflege
Solo-Makler, mehr als 30 Objekte pro Jahr	Spezialisiertes CRM rechnet sich (Propstack, onOffice oder Flowfact)
Maklerteam ab 2 Personen	Spezialisiertes CRM ist Pflicht
Banken-verbundener Makler (Sparkasse, Volksbank)	FIO Webmakler (native Anbindung an Kernbankensysteme)

Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: Sobald Exposés in Word entstehen, Inserate auf jedem Portal einzeln gepflegt werden und Anfragen über mehrere Postfächer verteilt sind, entsteht pro Objekt viel Handarbeit. Nehmen wir 6 bis 15 Stunden Mehraufwand pro Objekt an, sind das bei 20 Objekten pro Jahr 120 bis 300 Stunden. Wer seine Stunde mit 50 € bewertet, verliert damit 6.000 bis 15.000 € pro Jahr.

Ein spezialisiertes CRM mit 5 Lizenzen kostet im selben Zeitraum etwa 5.000 bis 6.500 €. Die Rechnung geht bereits ab 2 bis 3 verkauften Objekten pro Mitarbeiter und Jahr auf.

2. Die 6 Immobilien-CRMs für Makler 2026 im Überblick

Wir haben sechs Systeme ausgewählt, die 2026 in Deutschland für die meisten Maklerbüros wirklich infrage kommen. Drei spezialisierte Branchenlösungen (onOffice, Propstack, Flowfact), eine Lösung für Banken (FIO Webmakler) und zwei allgemeine CRMs für Makler, die allein arbeiten (HubSpot und Pipedrive).

CRM	Typ	Lizenz pro Monat	Portal-Anbindung	Stärke	Ideal für
onOffice	spezialisiert	79 € bis 99 €	über 150 Portale	Marktführer, höchste Funktionstiefe, AI Studio	Maklerbüros mit 5 bis 50 Mitarbeitern
Propstack	spezialisiert	99 €	ImmoScout24 und weitere Portale	Modernste Oberfläche, ChatGPT, Sprengnetter	Wohnmakler, Teams mit 2 bis 15 Personen
Flowfact	spezialisiert	87 € (Mini kostenlos)	umfangreich	Microsoft 365, Cloud, Gewerbe	Gewerbemakler, mittlere Büros
FIO Webmakler	spezialisiert	auf Anfrage	OpenImmo, Bankensysteme	Anbindung an Sparkassen und Volksbanken	vor allem Banken-verbundene Makler
HubSpot Real Estate	allgemein	0 € (Free), sonst ab 20 €	keine native (nur Zapier)	Marketing-Automation, kostenlos	Solo-Makler mit Marketing-Schwerpunkt
Pipedrive	allgemein	14 € bis 79 €	keine native (nur Zapier)	Übersichtliche Pipeline, intuitiv	Solo-Makler mit kleinem Budget

Die Systeme in einem Satz

• onOffice ist das, was die Branche eine Lösung mit allen Funktionen und hoher Lernkurve nennt. Wer eingearbeitet ist, hat das vollständigste Werkzeug am Markt.
• Propstack ist das Apple unter den Maklerprogrammen: klares Design, schnelle Ladezeiten, weniger anpassbar, aber sehr durchdacht.
• Flowfact ist die Lösung für alle, die Microsoft 365 ernsthaft nutzen und im Gewerbe arbeiten.
• FIO Webmakler spielt seine Stärken vor allem aus, wenn der Makler in eine Banken- oder Sparkassengruppe eingebunden ist.
• HubSpot Free ist neben FLOWFACT Mini die bekannteste Gratis-Option, hat aber einen klaren Nachteil. Es gibt keine native Schnittstelle zu ImmoScout24 oder Immowelt.
• Pipedrive ist günstig und intuitiv, hat aber dasselbe Schnittstellen-Problem wie HubSpot.

3. Die 6 Systeme im Detail

3.1 onOffice

Hersteller ist die onOffice GmbH aus Aachen. Nach eigenen Angaben arbeiten über 40.000 Anwender mit den Lösungen von onOffice.

Preise (Stand 2026): enterprise pro 79 € pro Nutzer und Monat, enterprise all-in 99 € (mit AI Studio, Prozessmanager, Telefon-Modul, API), enterprise expert auf Anfrage, jeweils zzgl. MwSt. Dazu kommen 50 € Servicepauschale pro Monat, die ab 10 Nutzern entfällt. Die Vertragslaufzeit beträgt 24 Monate, dafür gibt es eine Preisgarantie über 5 Jahre (Preisseite onOffice).

Stärken

• Übertragung in über 150 Portale, inklusive ImmoScout24, Immowelt, Kleinanzeigen, regionalen Portalen und internationalen Anbindungen
• AI Studio mit KI-Exposé-Texten, KI-Bildoptimierung, Virtual Staging (0,30 € pro Generierung) und automatischer Objektanlage per Chat, Sprache oder Dokument
• Prozessmanager für tiefgreifende Automatisierung von Abläufen
• Eingebaute Faktura, kein zusätzliches Buchhaltungsprogramm nötig
• Marketplace mit zahlreichen Integrationen von Drittanbietern
• Stark anpassbar, geeignet für Maklerketten und Franchise-Strukturen

Schwächen

• Steile Lernkurve, bis Mitarbeiter produktiv arbeiten, vergehen je nach Vorwissen einige Wochen
• Oberfläche weniger modern als Propstack, die optische Modernisierung läuft
• Die Funktionsvielfalt kann am Anfang erschlagen, weniger geeignet für Makler, die allein arbeiten

Ideal für etablierte Maklerbüros mit 5 bis 50 Mitarbeitern, eine Vermarktung über viele Portale, Wachstumspläne und Franchise-Strukturen.

Nicht geeignet für Solo-Makler (Lernkurve zu steil) und Banken-verbundene Makler ohne eigene Maklerfirma.

3.2 Propstack

Hersteller ist die Propstack GmbH aus Berlin, sie gehört zur Scout24-Gruppe.

Preise (Stand 2026): Standard 99 € pro Lizenz und Monat zzgl. MwSt., einmalige Einrichtungsgebühr 279 €, Vertragslaufzeit 12 Monate, keine zusätzliche Schnittstellengebühr. Enterprise auf Anfrage (Preisseite Propstack).

Stärken

• Modernste Benutzeroberfläche im deutschsprachigen Markt, sehr schnelle Ladezeiten
• ChatGPT-Integration für Objekt- und Lagebeschreibungen, Sprengnetter-Marktwertbericht inklusive
• Native Anbindung an ImmoScout24, durch die Zugehörigkeit zu Scout24 besonders direkt, plus Anbindung weiterer Portale
• Schnittstellen zu DocuSign (digitale Signatur) und Meta (Veröffentlichung auf Instagram und Facebook)
• Sehr feine Filtermöglichkeiten für Kontakte
• Kurze Einarbeitung dank klarer Oberfläche

Schwächen

• Weniger anpassbar, Abläufe lassen sich nicht so frei konfigurieren wie bei onOffice oder Flowfact
• Nur eine einheitliche Exposé-Vorlage pro Unternehmen (mit Umweg lösbar)
• Für Gewerbemakler fehlen Adress-Hierarchien und ein Stacking-Plan zur Darstellung von Mehrparteien-Objekten
• 279 € Einrichtungsgebühr beim Start

Ideal für moderne Teams im Wohnsegment ab 2 Personen, Makler mit Schwerpunkt ImmoScout24 und Büros mit hohem Anspruch an Design und Bedienung.

Nicht geeignet für Gewerbemakler mit Mehrparteien-Objekten und Maklerketten mit individuellen Abläufen.

3.3 Flowfact

Hersteller ist die Flowfact GmbH aus Köln, wie Propstack Teil der Scout24-Gruppe.

Preise (Stand 2026): FLOWFACT Residential 87 € pro Lizenz und Monat zzgl. MwSt., dazu einmalig 279 € Einrichtungsgebühr (Produktseite Flowfact). Mit FLOWFACT Mini gibt es außerdem eine kostenlose, monatlich kündbare Einstiegsversion. Commercial Edition für Gewerbemakler auf Anfrage.

Stärken

• Stacking-Plan zur grafischen Darstellung der Vermarktung in Mehrparteien-Objekten, besonders für Gewerbe
• Tiefe Integration von Microsoft 365, deutlich besser als bei onOffice oder Propstack
• Stark anpassbar, mit eigenen Feldern und Schemata für Quartiere oder Mietverträge
• Mehrere Exposé-Varianten pro Gewerbeobjekt möglich
• Gute Dokumentenverwaltung
• Cloud-Architektur mit modernem technischem Unterbau

Schwächen

• Der Kalender ist noch ausbaufähig, es fehlen eine native Teams-Integration für Termine und die Buchung von Räumen oder Geräten
• Eingeschränktes Rechtesystem, einzelne Felder lassen sich nicht für bestimmte Nutzer aus- oder einblenden
• Kleinerer Marktanteil als onOffice und weniger Integrationen von Drittanbietern
• Die Nutzerführung wird von Anwendern als verbesserungswürdig beschrieben

Ideal für Gewerbemakler, Investment-Makler, Bauträger, Projektentwickler und mittelgroße Maklerbüros, die mit Microsoft 365 arbeiten.

Nicht geeignet für Solo-Makler im Wohnsegment und Banken-verbundene Makler.

3.4 FIO Webmakler

Hersteller ist die FIO Systems AG aus Leipzig.

Preise: keine öffentliche Preisliste, Angebote gibt es nur auf Anfrage. FIO bietet einen kostenlosen Test über 14 Tage an.

Stärken

• Direkte Schnittstelle in die Kernbankensysteme der Sparkassen und Volksbanken (Tippgeber, Baufinanzierung)
• Geschlossenes System mit integrierten virtuellen Besichtigungen, Bieterverfahren und Wertgutachten
• Interaktives Exposé mit eingebetteten Zinssätzen für Baufinanzierungen
• DSGVO und Compliance-Anforderungen von Banken abgedeckt

Schwächen

• Das geschlossene System hat Schattenseiten, es lässt sich kaum mit externen Anwendungen erweitern und hat wenig offene API
• OpenImmo und wenige weitere Schnittstellen begrenzen die Möglichkeiten für Websites mit Datenaustausch zum CRM
• Schwache Aufgabenverwaltung im Team
• Die Stärken kommen vor allem mit Bankbezug zum Tragen

Ideal für Sparkassen mit Immobilienvermittlung, Volksbanken und Postbank-Makler.

Weniger geeignet für Maklerbüros, die eine starke eigene Website mit tiefer CRM-Anbindung möchten. Laut eigener Seite richtet sich FIO aber auch an unabhängige Makler.

3.5 HubSpot Real Estate CRM

Hersteller ist HubSpot Inc. aus den USA, einer der bekanntesten CRM-Anbieter für kleine und mittlere Unternehmen.

Preise (Stand 2026): Free kostenlos für bis zu 2 Nutzer, Sales Hub Starter regulär 20 € pro Lizenz und Monat (zeitweise mit Aktionspreisen), Professional ab 90 € pro Lizenz und Monat bei jährlicher Zahlung plus einmalig 1.470 € Onboarding (Preisseite HubSpot).

Stärken

• Dauerhaft kostenlos für bis zu 2 Nutzer (Free-Version)
• Beste Marketing-Automation im Vergleich mit Landingpages, E-Mail-Sequenzen, Terminbuchung und Bewertung von Kontakten
• Sehr großer App-Marketplace mit Integrationen
• Sehr gute App für das Smartphone und hervorragende Bedienung
• Gut geeignet, um Eigentümeranfragen über die Website strukturiert weiterzuverarbeiten
• DSGVO-konform mit Servern in der EU (Frankfurt)

Schwächen

• Keine native Anbindung an ImmoScout24 oder Immowelt, Anfragen lassen sich nur über Zapier oder eine eigene Anbindung übertragen
• Kein Exposé-Management, PDFs müssen extern erstellt werden, zum Beispiel mit unserem kostenlosen Exposé-Generator
• Kein Matching zwischen Suchprofilen und Objekten
• Die Bezahl-Pläne werden bei vielen Kontakten und Abläufen schnell teuer

Ideal für Solo-Makler unter 30 Objekten pro Jahr, Quereinsteiger ohne Budget und Makler mit Marketing-Schwerpunkt (Inhalte, Newsletter, Landingpages).

Nicht geeignet für Maklerbüros, deren Anfragen vor allem von ImmoScout24 oder Immowelt kommen, und Teams ab 50 Objekten pro Jahr.

3.6 Pipedrive

Pipedrive wurde in Estland gegründet und ist ganz auf die Vertriebspipeline ausgerichtet.

Preise (Stand 2026): Lite 14 €, Growth 39 €, Premium 59 € und Ultimate 79 € pro Nutzer und Monat (Preisseite Pipedrive).

Stärken

• Übersichtlichste Pipeline in diesem Vergleich, mit Drag-and-drop, klaren Phasen und einfachem Überblick
• Sehr intuitiv, schnelle Einarbeitung
• Sehr gute App für das Smartphone mit Offline-Modus und Anruferkennung
• Niedriger Einstiegspreis unter den bezahlten Tarifen
• Viele Integrationen über den Marketplace

Schwächen

• Keine native Portal-Integration, der Umweg über Zapier ist bei vielen Daten unzuverlässig
• Kein Exposé-Management, kein Matching und keine Felder speziell für Immobilien
• Erweiterte Funktionen erst in den höheren Tarifen

Ideal für Solo-Makler mit weniger als 20 Objekten pro Jahr, Makler ohne Abhängigkeit von ImmoScout24, Off-Market-Spezialisten und Investment-Berater.

Nicht geeignet für Wohnmakler mit Portal-Schwerpunkt und Teams ab 5 Personen.

4. Was ein Immobilien-CRM können muss

Nicht jede Funktion ist gleich wichtig. Wir haben die Anforderungen in zwei Stufen gegliedert: Pflichtfunktionen, die jedes CRM für Makler abdecken muss, und Zusatzfunktionen, die ab einer gewissen Größe den Unterschied machen.

Pflichtfunktionen

Funktion	Warum wichtig
Kontaktverwaltung mit Suchprofil	Käufer, Verkäufer und Interessenten zentral mit Wünschen und Budget
Objektverwaltung mit allen Angaben	alle wichtigen Felder von der Lage über den Energieausweis bis zu den Bildern
Pipeline oder Phasen-Ansicht	aktueller Stand jedes Objekts und jedes Kontakts
E-Mail-Integration	jede Mail wird automatisch dem richtigen Kontakt zugeordnet
App für das Smartphone	Zugriff auf Daten bei Besichtigungen
DSGVO-konforme Speicherung	Server in der EU, Auftragsverarbeitung, Löschkonzept
Protokoll aller Aktivitäten	Wer hat wann was getan, im Streitfall belastbar

Zusatzfunktionen ab etwa 30 Objekten pro Jahr

Funktion	Warum wichtig
Native Anbindung an ImmoScout24 und Immowelt	Inserate und Anfragen ohne doppelte Pflege
Automatisches Matching	Käufer und Objekte automatisch zusammenführen
Exposé-Management mit PDF-Versand	Vorlagen, Versandprotokoll, Nachverfolgung
Automatisierte Abläufe	Folge-Mails, Erinnerungen und Aufgaben automatisch erzeugen
KI-Texterstellung	Objektbeschreibungen, Lagetexte, Antworten auf E-Mails
Schnittstelle zur Website	Objekte erscheinen automatisch auf der eigenen Website
Faktura und Rechnungsstellung	Provisionsabrechnung integriert
Bieterverfahren	für hochpreisige Objekte mit mehreren Interessenten

5. CRM und Website: die Brücke, die in fast jedem Vergleich fehlt

Fast alle CRM-Vergleiche enden bei der Lizenzgebühr und ein paar abgehakten Funktionen. Dabei lebt ein CRM nicht im luftleeren Raum. Es muss in zwei Richtungen mit der eigenen Website des Maklers zusammenarbeiten.

Erstens vom CRM zur Website. Sobald ein Objekt im CRM angelegt ist und veröffentlicht werden soll, muss es in Echtzeit auf der Website erscheinen, mit allen Details, Bildern und Werten aus dem Energieausweis, ohne dass jemand etwas doppelt pflegt. onOffice löst das über die eigene Website-Anbindung (Plugin oder eigene Umsetzung), Propstack über einen API-Zugang, Flowfact über die hauseigene Website-Lösung oder OpenImmo und FIO über sein geschlossenes System.

Zweitens von der Website zum CRM. Sobald ein Eigentümer das Kontaktformular ausfüllt oder eine Bewertung anfordert, muss die Anfrage automatisch im CRM landen, im richtigen Status, mit der richtigen Quelle und idealerweise mit einer automatischen Folge-Mail. Das ist die häufigste Lücke in der Praxis. Das CRM ist da, die Website ist da, aber dazwischen liegt Handarbeit oder ein Zapier-Aufbau, der nie richtig funktioniert.

CRM	Website-Anbindung in der Praxis
onOffice	sehr gute eigene WordPress-Plugins, offene API, vielen Web-Agenturen vertraut
Propstack	API verfügbar und dokumentiert, für Web-Agenturen gut umsetzbar
Flowfact	OpenImmo plus eigene Website-Module, die API entwickelt sich noch
FIO Webmakler	OpenImmo und wenige weitere Schnittstellen, geschlossenes System
HubSpot	offene API, aber keine Felder speziell für Immobilien, daher Eigenentwicklung nötig
Pipedrive	offene API plus Zapier, dasselbe Problem wie bei HubSpot

Der OpenImmo-Workflow: einmal pflegen, überall ausspielen

Eines der unterschätzten Argumente für eine eigene Website mit CRM-Anbindung steckt im offiziellen Datenstandard der Immobilienbranche, dem OpenImmo-Format. OpenImmo ist seit 1999 der herstellerneutrale XML-Standard für den Austausch von Immobiliendaten und wird von praktisch allen wichtigen CRMs und Portalen unterstützt.

In der Praxis heißt das: Jedes professionelle Makler-CRM (onOffice, Propstack, Flowfact) erzeugt aus jedem Objekt automatisch eine OpenImmo-Datei mit allen Feldern, Bildern und Werten aus dem Energieausweis. Sobald das Objekt im CRM veröffentlicht wird, geht diese Datei an alle angebundenen Empfänger. Das sind ImmoScout24, Immowelt, Kleinanzeigen, regionale Portale und, was fast jeder Vergleich vergisst, auch die eigene Website des Maklers.

So läuft das konkret ab:

1. Das Objekt wird im CRM angelegt, alle Felder, Bilder und Beschreibungen werden einmal gepflegt.
2. Mit einem Klick auf „veröffentlichen“ startet der OpenImmo-Export.
3. Innerhalb weniger Minuten erscheint das Objekt auf ImmoScout24, Immowelt, weiteren Portalen und auf der eigenen Website.
4. Eine Preisänderung im CRM wird automatisch auf allen Plattformen übernommen.
5. Wird ein Objekt verkauft, verschwindet es überall in einem Schritt.

Was bringt das in Zahlen? Ein Rechenbeispiel mit geschätzten Zeiten: Wer 30 Objekte pro Jahr ohne CRM und ohne OpenImmo-Anbindung auf 5 Plattformen pflegt (vier Portale plus eigene Website), verbringt pro Objekt 3 bis 5 Stunden mit Pflege, Abgleich und Korrekturen. Das sind 90 bis 150 Stunden pro Jahr. Mit CRM, OpenImmo und angeschlossener Website sind es 1 bis 1,5 Stunden pro Objekt, also 30 bis 45 Stunden. Die Differenz von 60 bis 105 Stunden ergibt bei 50 € Stundensatz 3.000 bis 5.250 € pro Jahr, ohne dass auch nur ein Objekt mehr verkauft werden muss.

Aufwand pro Objekt	Ohne OpenImmo-Anbindung	Mit OpenImmo-Anbindung
Erstanlage im CRM oder Editor	1 Stunde	1 Stunde
Manuelle Übertragung auf ImmoScout24	30 Minuten	0 Minuten
Manuelle Übertragung auf Immowelt	30 Minuten	0 Minuten
Manuelle Übertragung auf weitere Portale	30 Minuten	0 Minuten
Pflege auf der eigenen Website	30 Minuten	0 Minuten
Preisänderungen und Status über die Laufzeit	1 bis 2 Stunden	wenige Minuten
Gesamt pro Objekt	3 bis 5 Stunden	1 bis 1,5 Stunden

Warum die eigene Website der wichtigste Knoten in dieser Kette ist

Wer ImmoScout24 für den wichtigsten Anlaufpunkt für Eigentümer hält, übersieht eine Veränderung der letzten Jahre. Eigentümer suchen heute zuerst online nach einem passenden Makler. Sie googeln den Namen, lesen Bewertungen und schauen sich die Website an. Erst dann nehmen sie Kontakt auf.

Damit ist die eigene Website kein Nebenschauplatz, sondern der wichtigste Knoten in der Vermarktung. Eine Website mit OpenImmo-Anbindung leistet drei Dinge gleichzeitig:

• Vertrauen: aktuelle Objekte, klare Kontaktwege und ein professionelles Maklerprofil
• Anfragen: Eigentümer, die einen Makler suchen, finden ihn dort zuerst und nicht über Portale
• Vermarktung: Käufer, die regelmäßig vorbeischauen, sehen neue Objekte vor allen anderen, was für Off-Market-Angebote und schnelle Verkäufe wichtig ist

Viele Makler-Websites verschenken mindestens einen dieser drei Punkte. Entweder ist die Website nicht mit dem CRM verbunden und Objekte werden von Hand gepflegt oder fehlen ganz. Oder Anfragen landen nicht im CRM, sondern versickern in einem allgemeinen Postfach. Oder die Website ist optisch und technisch so veraltet, dass Eigentümer lieber den nächsten Makler anschauen. Wie eine gut aufgebaute Website für Immobilienmakler aussieht, zeigen wir in einem eigenen Beitrag.

Unsere Empfehlung: Wer eine eigene Makler-Website mit Webdesign für Immobilienmakler plant, sollte onOffice oder Propstack wählen. Beide haben dokumentierte Schnittstellen und sind in Web-Agenturen wie unserer gut eingespielt.

6. Was kostet ein Immobilien-CRM wirklich?

Die Lizenzgebühr ist nur ein Teil der Wahrheit. Wir rechnen drei Beispielprofile durch, jeweils für 12 Monate im Jahr 2026. Die CRM-Preise stammen von den Herstellern. ImmoScout24 und Immowelt veröffentlichen keine Preise für Makler-Mitgliedschaften, diese Posten sind deshalb grobe Schätzungen, genauso wie Website und Schulung.

Profil A: Solo-Maklerin mit 15 Objekten pro Jahr

Position	Pro Jahr
Pipedrive Lite, 1 Lizenz	168 €
Manuelle Portal-Pflege (15 Objekte × 1 Stunde × 50 € Stundensatz)	750 €
ImmoScout24-Mitgliedschaft (geschätzt)	3.600 €
Eigene Website, Hosting und Pflege	600 €
Gesamt	5.118 €

Profil B: Büro mit 3 Personen und 60 Objekten pro Jahr

Position	Pro Jahr
Propstack Standard, 3 Lizenzen	3.564 €
Einrichtungsgebühr Propstack, einmalig	279 €
ImmoScout24-Mitgliedschaft (geschätzt)	6.000 €
Immowelt-Paket (geschätzt)	4.200 €
Website mit CRM-Anbindung	1.800 €
Schulung und Einarbeitung (3 Tage extern)	2.400 €
Gesamt im ersten Jahr	18.243 €
Gesamt ab dem zweiten Jahr (ohne Einrichtung und Schulung)	15.564 €

Profil C: Büro mit 10 Personen und 200 Objekten pro Jahr

Position	Pro Jahr
onOffice enterprise all-in, 10 Lizenzen	11.880 €
Servicepauschale (entfällt ab 10 Lizenzen)	0 €
ImmoScout24-Mitgliedschaft (geschätzt)	18.000 €
Weitere Portale (Immowelt, Kleinanzeigen, regional, geschätzt)	9.600 €
Website mit CRM-Anbindung	4.800 €
Schulung und laufende Weiterbildung	6.000 €
Integrationen von Drittanbietern (DocuSign, Sprengnetter, Stripe)	3.000 €
Gesamt	53.280 €

Die Rechnung zeigt: Selbst im Profil C macht die Lizenzgebühr nur 22 Prozent der Gesamtkosten aus. Die größten Posten sind Portale sowie Website und Schnittstellen. Wer nur die CRM-Lizenz vergleicht, spart an der falschen Stelle.

7. Migration: was beim Wechsel zu beachten ist

Ein CRM-Wechsel ist kein Projekt für einen Tag. Selbst ein einfacher Umstieg dauert je nach Datenmenge und Komplexität mehrere Wochen bis einige Monate.

Drei Phasen

1. Export aus dem alten CRM. Alle aktiven Objekte, alle Kontakte und alle laufenden Vorgänge. Unterstützt das alte System OpenImmo, läuft der Export der Objekte meist sauber. Bei den Kontakten gibt es regelmäßig Probleme mit der Datenqualität, etwa Dubletten, leere Felder oder falsche Telefonnummern. Planen Sie dafür ausreichend Zeit für die manuelle Bereinigung ein.
2. Import ins neue System und Zuordnung der Felder. Spezialisierte Systeme wie onOffice bringen deutlich mehr Standardfelder mit als Pipedrive, das nur Basisfelder plus eigene Felder kennt. Wer von onOffice zu Pipedrive wechselt, verliert zwangsläufig Felder. Wer den umgekehrten Weg geht, hat viele leere Felder, die Schritt für Schritt gefüllt werden müssen.
3. Parallelbetrieb und Umstellung. Bewährt hat sich ein Parallelbetrieb über einige Wochen. Neue Objekte werden nur noch im neuen System angelegt, laufende Verkäufe im alten System abgeschlossen. Erst wenn der letzte aktive Vorgang erledigt ist, wird das alte System abgeschaltet.

Risiken, die unterschätzt werden

• Anhänge und E-Mail-Verläufe werden selten vollständig übernommen. Planen Sie mindestens 12 Monate ein, in denen das alte System zum Nachlesen erreichbar bleibt.
• Automatisierte Abläufe müssen im neuen System neu aufgebaut werden. Das ist nicht trivial, vor allem von onOffice nach Propstack (weniger Möglichkeiten) oder umgekehrt (mehr Einrichtungsaufwand).
• Bis alle Mitarbeiter wieder im gewohnten Tempo arbeiten, vergehen meist einige Wochen.

8. Welches CRM für welchen Makler?

Profil	Empfehlung	Warum
Solo-Makler, weniger als 20 Objekte pro Jahr, Schwerpunkt Marketing	HubSpot Free	kostenlos, beste Marketing-Werkzeuge, später ausbaufähig
Solo-Makler, weniger als 20 Objekte pro Jahr, Schwerpunkt Vertrieb	Pipedrive Lite	14 € pro Monat, übersichtlichste Pipeline, gute App
2 bis 5 Personen, 30 bis 80 Objekte pro Jahr, Wohnsegment	Propstack Standard	moderne Oberfläche, ChatGPT-Integration, Anbindung an Scout24, schnelle Einarbeitung
5+ Personen, 80+ Objekte pro Jahr, alle Segmente	onOffice enterprise all-in	Marktführer, AI Studio, über 150 Portale, höchste Funktionstiefe
Gewerbemakler, Investment, Bauträger	Flowfact Commercial	Stacking-Plan, Microsoft 365, stark anpassbar
Sparkasse oder Volksbank mit Maklerabteilung	FIO Webmakler	direkte Anbindung an die Bank, Compliance abgedeckt
Quereinsteiger im ersten Jahr	HubSpot Free oder Pipedrive Lite	geringes Risiko, niedrige Fixkosten, späterer Wechsel leicht möglich

9. Fazit

Der CRM-Markt für Immobilienmakler in Deutschland ist 2026 erstaunlich übersichtlich. Drei spezialisierte Anbieter dominieren das Mittelfeld (onOffice, Propstack, Flowfact), eine Lösung für Banken (FIO) deckt Sparkassen und Volksbanken ab, und zwei allgemeine CRMs (HubSpot und Pipedrive) bedienen Makler, die allein arbeiten.

Wenn Sie unsicher sind, welches CRM zu Ihrer Website passt, sprechen Sie uns an. Mit Webdesign für Immobilienmakler und SEO für Immobilienmakler sorgen wir dafür, dass Ihr CRM nicht allein vor sich hin arbeitet, sondern Anfragen aus Ihrer Website direkt aufnimmt.