Ein Immobilien-CRM (oft synonym Maklersoftware genannt) ist eine spezialisierte Software, die drei Aufgabenbereiche in einer Plattform zusammenführt: die Verwaltung von Immobilienobjekten, die Pflege von Kundenkontakten (Käufer, Verkäufer, Mieter, Eigentümer) und die Automatisierung von Prozessen wie Exposé-Versand, Portal-Synchronisation und Folge-Mails.
Der Unterschied zu einem allgemeinen CRM (zum Beispiel Salesforce oder HubSpot in der Standardversion) liegt in drei Punkten: erstens die direkten Schnittstellen zu Immobilienportalen wie ImmoScout24, Immowelt oder ImmoNet, zweitens das Exposé-Management mit Vorlagen und automatischem Versand, drittens das Matching von Suchprofilen mit Objekten.
| Profil | Empfehlung |
|---|---|
| Solo-Makler, weniger als 10 Objekte pro Jahr | Excel oder einfaches Adressbuch reichen, oder HubSpot Free |
| Solo-Makler, 10 bis 30 Objekte pro Jahr | Pipedrive (14 € pro Monat) oder HubSpot Free, manuelle Portal-Pflege |
| Solo-Makler, mehr als 30 Objekte pro Jahr | Spezialisiertes CRM rechnet sich (Propstack, onOffice oder Flowfact) |
| Maklerteam ab 2 Personen | Spezialisiertes CRM ist Pflicht, Sparpotenzial pro Person und Woche bei 20 bis 30 Stunden |
| Banken-verbundener Makler (Sparkasse, Volksbank) | FIO Webmakler (native Anbindung an Kernbankensysteme) |
Daumenregel: Ab dem Punkt, an dem ein Makler Exposés in Word schreibt, Inserate manuell auf jedem Portal pflegt und Anfragen über mehrere E-Mail-Postfächer verteilt, kostet die manuelle Arbeit pro Objekt 6 bis 15 Stunden mehr als mit CRM. Bei 20 Objekten pro Jahr sind das 120 bis 300 Stunden Mehraufwand. Wer seine Stunde mit 50 € bewertet, verbrennt damit 6.000 bis 15.000 € pro Jahr.
Ein spezialisiertes CRM mit 5 Lizenzen kostet im selben Zeitraum etwa 5.000 bis 6.000 €. Die Rechnung geht bereits ab 2 bis 3 verkauften Objekten pro Mitarbeiter und Jahr auf.
Wir haben sechs Systeme ausgewählt, die für 2026 in Deutschland für die meisten Maklerbüros wirklich in Frage kommen: drei spezialisierte Branchenlösungen (onOffice, Propstack, Flowfact), eine bankenfokussierte Lösung (FIO Webmakler) und zwei generelle CRMs für den Solo-Bereich (HubSpot und Pipedrive).
| CRM | Typ | Lizenz/Monat | Portal-Anbindung | Stärke | Ideal für |
|---|---|---|---|---|---|
| onOffice | spezialisiert | 79 € bis 99 € | 180+ Portale | Marktführer, höchste Funktionstiefe, AI Studio | Maklerbüros 5 bis 50 Mitarbeiter |
| Propstack | spezialisiert | 99 € | 40+ Portale | Modernste Oberfläche, ChatGPT, Sprengnetter | Wohn-Makler, Teams 2 bis 15 |
| Flowfact | spezialisiert | 79 € | umfangreich | MS365-Tiefe, Cloud-Architektur, Gewerbe-Fokus | Gewerbemakler, mittlere Büros |
| FIO Webmakler | spezialisiert | bilanzabhängig | OpenImmo, Bankensysteme | Sparkassen-/Volksbanken-Anbindung | Banken-verbundene Makler |
| HubSpot Real Estate | generell | 0 € (Free) bis 80 € | keine native (nur Zapier) | Marketing-Automation, kostenlos | Solo-Makler, Marketing-Fokus |
| Pipedrive | generell | 14 € bis 91 € | keine native (nur Zapier) | Visuelle Pipeline, intuitiv | Solo-Makler, Budget-Fokus |
Hersteller: onOffice GmbH, Aachen. Seit 2001 am Markt. Etwa 320 Mitarbeiter, rund 23 Mio. € Umsatz (2023).
Preise (Stand 2026): enterprise pro 79 € pro Nutzer und Monat, enterprise all-in 99 € (mit AI Studio, Prozessmanager, Telefon-Modul, API), enterprise expert auf Anfrage. 50 € Servicepauschale pro Monat (entfällt ab 10 Nutzern). 5-Jahres-Preisgarantie.
Ideal für: etablierte Maklerbüros mit 5 bis 50 Mitarbeitern, Multi-Portal-Strategie, Wachstumsambitionen, Franchise-Strukturen.
Nicht geeignet für: Solo-Makler (Lernkurve zu steil), Banken-verbundene Makler ohne separate Maklerfirma.
Hersteller: Propstack GmbH, Berlin. Seit 2016 am Markt, seit 2021 Teil der Scout24-Gruppe. Etwa 50 Mitarbeiter.
Preise (Stand 2026): Standard 99 € pro Lizenz und Monat, einmalige Einrichtungsgebühr 279 €, Vertragslaufzeit 12 Monate, keine zusätzliche Schnittstellengebühr. Enterprise auf Anfrage.
Ideal für: moderne Wohn-Makler-Teams ab 2 Personen, Makler mit ImmoScout24-Schwerpunkt, Büros mit hohem Anspruch an Design und Benutzerfreundlichkeit.
Nicht geeignet für: Gewerbemakler mit Mehrparteien-Objekten, Maklerketten mit individuellen Prozessen.
Hersteller: Flowfact GmbH, Köln. Gegründet 1985, seit 2020 mit komplett neu entwickelter Cloud-Lösung am Markt. Etwa 100 Mitarbeiter, seit 2021 Teil der Scout24-Gruppe.
Preise (Stand 2026): Vollversion 79 € pro Lizenz und Monat. Commercial Edition für Gewerbemakler auf Anfrage.
Ideal für: Gewerbemakler, Investment-Makler, Bauträger, Projektentwickler, mittelgrosse Maklerbüros mit Microsoft 365-Backbone.
Nicht geeignet für: Solo-Makler im Wohnsegment, Banken-verbundene Makler.
Hersteller: FIO Systems AG, Leipzig. Seit 1999 am Markt, gehört zur Hypoport SE. Etwa 200 Mitarbeiter, rund 12 Mio. € Umsatz (2023).
Preise: bilanzsummenabhängig, keine offizielle Preisliste. Banken zahlen je nach Grösse zwischen 5.000 € und mehreren Hunderttausend Euro pro Jahr.
Ideal für: Sparkassen mit Immobilienvermittlungsabteilung, Volksbanken, Postbank-Makler.
Nicht geeignet für: unabhängige Makler, Maklerbüros, die eine funktionsstarke eigene Website mit tiefer CRM-Anbindung möchten (siehe OnOffice-Anbindung an die Website).
Hersteller: HubSpot Inc., USA. Weltweit grösster CRM-Anbieter im KMU-Segment.
Preise (Stand 2026): Free unbegrenzt (alle Grundfunktionen), Starter ab 45 € pro Nutzer und Monat, Professional ab 80 €.
Ideal für: Solo-Makler unter 30 Objekten pro Jahr, Quereinsteiger ohne Budget, Makler mit Marketing-Schwerpunkt (Content, Newsletter, Landing Pages).
Nicht geeignet für: Maklerbüros, deren Lead-Quellen primär ImmoScout24 oder Immowelt sind, Teams ab 50+ Objekten pro Jahr.
Hersteller: Pipedrive Inc., Estland. Seit 2010 am Markt, weltweit etwa 100.000 Kunden.
Preise (Stand 2026): Essential ab 14 $ pro Nutzer und Monat (etwa 13 €), Advanced 39 $, Professional 49 $, Power 64 $, Enterprise 99 $.
Ideal für: Solo-Makler mit weniger als 20 Objekten pro Jahr, Makler ohne ImmoScout24-Abhängigkeit, Off-Market-Spezialisten, Investment-Berater.
Nicht geeignet für: Wohnimmobilien-Makler mit Portal-Fokus, Teams ab 5 Personen.
Nicht jede Funktion ist gleich wichtig. Wir haben die Anforderungen in zwei Stufen gegliedert: Pflichtfunktionen, die jedes CRM für Makler abdecken muss, und Kürfunktionen, die ab einer gewissen Grösse den Unterschied machen.
| Funktion | Warum wichtig |
|---|---|
| Kontaktverwaltung mit Suchprofil | Käufer, Verkäufer, Interessenten zentral mit Wünschen und Budget |
| Objektverwaltung mit Vollausstattung | alle relevanten Felder von Lage über Energieausweis bis Bilder |
| Pipeline / Phasen-Ansicht | aktueller Stand jedes Objekts und jedes Kontakts |
| E-Mail-Integration | jede Mail wird automatisch dem Kontakt zugeordnet |
| Mobile App | Datenzugriff bei Besichtigungen |
| DSGVO-konforme Speicherung | EU-Server, Auftragsverarbeitung, Löschkonzept |
| Aktivitäten-Logging | Wer hat wann was getan, im Streitfall belastbar |
| Funktion | Warum wichtig |
|---|---|
| Native ImmoScout24- und Immowelt-Anbindung | spart 5 bis 10 Stunden pro Woche und Mitarbeiter |
| Automatisches Matching | Käufer und Verkäufer automatisch zusammenführen |
| Exposé-Management mit PDF-Versand | Vorlagen, Versandprotokoll, Nachverfolgung |
| Workflow-Automatisierung | Folge-Mails, Erinnerungen, Aufgaben automatisch erzeugen |
| KI-Texterstellung | Objektbeschreibungen, Lagetexte, E-Mail-Antworten |
| Schnittstelle zur Website | Objekte erscheinen automatisch auf der eigenen Site |
| Faktura / Rechnungsstellung | Provisionsabrechnung integriert |
| Bieterverfahren | für Hochpreis-Objekte mit mehreren Interessenten |
Fast alle CRM-Vergleiche enden bei der Lizenzgebühr und ein paar Funktionsabhakungen. Was sie übersehen: ein CRM lebt nicht im Vakuum. Es muss in zwei Richtungen mit der eigenen Website des Maklers reden.
Erstens: Vom CRM zur Website. Sobald ein Objekt im CRM angelegt ist und veröffentlicht werden soll, muss es in Echtzeit auf der Website erscheinen, mit allen Details, Bildern, Energieausweis-Werten und ohne dass jemand etwas doppelt pflegt. Das nennt sich Live-Schnittstelle. onOffice macht das über die onOffice-Website-Anbindung (Smart-Site-Plugin oder eigene Implementation), Propstack über einen API-Zugang, Flowfact über die hauseigene Website-Lösung oder OpenImmo, FIO über sein geschlossenes Ökosystem.
Zweitens: Von der Website zum CRM. Sobald ein Eigentümer das Kontaktformular ausfüllt oder eine Wertschätzung anfordert, muss der Lead automatisch im CRM landen, im richtigen Status, mit der richtigen Quelle und idealerweise mit automatisch ausgelöster Folge-Mail. Das ist die häufigste Lücke in der Praxis: das CRM ist da, die Website ist da, aber dazwischen liegt manuelle Arbeit oder ein nie funktionierendes Zapier-Setup.
| CRM | Website-Anbindung in der Praxis |
|---|---|
| onOffice | sehr gute eigene WordPress-Plugins, offene API, viele Web-Agenturen kennen das System |
| Propstack | API verfügbar, dokumentiert, für Web-Agenturen gut umsetzbar |
| Flowfact | OpenImmo plus eigene Website-Module, API in Bewegung |
| FIO Webmakler | OpenImmo plus limitierte Schnittstellen, geschlossenes Ökosystem |
| HubSpot | offene API, aber keine Immobilien-spezifischen Felder, daher Eigenentwicklung nötig |
| Pipedrive | offene API plus Zapier, dasselbe Problem wie HubSpot |
Eines der unterschätzten Argumente für eine eigene professionelle Website mit CRM-Anbindung steckt im offiziellen Datenstandard der Immobilienbranche: dem OpenImmo-Format. OpenImmo ist seit 1999 der herstellerneutrale XML-Standard für den Austausch von Immobiliendaten und wird von praktisch allen relevanten Profi-CRMs und Portalen unterstützt.
In der Praxis heisst das: jedes professionelle Makler-CRM (onOffice, Propstack, Flowfact) erzeugt aus jedem Objekt automatisch eine OpenImmo-XML-Datei, die das Objekt mit allen Feldern, Bildern und Energieausweis-Werten beschreibt. Sobald das Objekt im CRM auf "veröffentlichen" gesetzt wird, wird diese Datei an alle angebundenen Empfänger verteilt: ImmoScout24, Immowelt, Kleinanzeigen, regionale Portale und (das wird in fast jedem Vergleich vergessen) auch die eigene Website des Maklers.
Der konkrete Workflow:
Was bringt das in Zahlen? Wer 30 Objekte pro Jahr ohne CRM und ohne OpenImmo-Anbindung auf 5 Plattformen pflegt (vier Portale plus eigene Website), verbringt pro Objekt 3 bis 5 Stunden mit Pflege, Synchronisation und Korrekturen. Das sind 90 bis 150 Stunden pro Jahr. Mit CRM plus OpenImmo plus angeschlossener Website sind es 1 bis 1,5 Stunden pro Objekt, also 30 bis 45 Stunden. Die Differenz von 60 bis 105 Stunden bei 50 € Stundensatz ergibt 3.000 bis 5.250 € pro Jahr, die ein Makler mit OpenImmo-Anbindung an Marge zurückgewinnt, ohne dass auch nur ein Objekt mehr verkauft werden müsste.
| Aufwand pro Objekt | Ohne OpenImmo-Anbindung | Mit OpenImmo-Anbindung |
|---|---|---|
| Erstanlage im CRM oder Editor | 1 Stunde | 1 Stunde |
| Manuelle Übertragung auf ImmoScout24 | 30 Minuten | 0 Minuten |
| Manuelle Übertragung auf Immowelt | 30 Minuten | 0 Minuten |
| Manuelle Übertragung auf weitere Portale | 30 Minuten | 0 Minuten |
| Pflege auf der eigenen Website | 30 Minuten | 0 Minuten |
| Preisänderungen, Statusupdates pro Lebenszyklus | 1 bis 2 Stunden | wenige Minuten |
| Total pro Objekt | 3 bis 5 Stunden | 1 bis 1,5 Stunden |
Wer denkt, ImmoScout24 sei der wichtigste Anlaufpunkt für Eigentümer, übersieht eine Marktverschiebung der letzten Jahre: Eigentümer recherchieren heute vor dem Kontakt zu ImmoScout24 oder Immowelt einen passenden Makler online. Sie googeln den Maklernamen, lesen Bewertungen, schauen sich die Website an. Erst dann nehmen sie Kontakt auf.
Das macht die eigene Website nicht zum Nebenschauplatz, sondern zum wichtigsten Knoten in der Vermarktungskette. Eine Website mit OpenImmo-Anbindung leistet drei Dinge gleichzeitig:
Die meisten Maklerwebsites, die wir analysieren, verschenken einen oder mehrere dieser drei Punkte: entweder ist die Website nicht mit dem CRM verbunden (Objekte werden manuell gepflegt oder fehlen ganz), die Lead-Erfassung ist nicht ans CRM angeschlossen (Anfragen versickern in einem allgemeinen E-Mail-Postfach), oder die Website ist optisch und technisch so veraltet, dass Eigentümer den nächsten Makler-Kontakt suchen.
Unsere Empfehlung: Wer eine professionelle Webdesign für Immobilienmakler Lösung mit eigenem Maklerauftritt plant, sollte onOffice oder Propstack wählen. Beide haben dokumentierte OpenImmo-Schnittstellen, beide sind in Web-Agenturen wie unserer eingespielt. Mehr Tiefe zur technischen Umsetzung im Pillar OnOffice-Anbindung an die Website und im Praxisleitfaden OnOffice-Schnittstelle und API.
Die Lizenzgebühr ist nur ein Teil der Wahrheit. Wir rechnen drei realistische Profile durch, jeweils auf 12 Monate für 2026.
| Position | Pro Jahr |
|---|---|
| Pipedrive Essential, 1 Lizenz | 156 € |
| Manuelle Portal-Pflege (15 Objekte × 1 Stunde × 50 € Stundensatz) | 750 € |
| ImmoScout24 Mitgliedschaft Maklerprofi | 3.600 € |
| Eigene Website Hosting plus Pflege | 600 € |
| Gesamt | 5.106 € |
| Position | Pro Jahr |
|---|---|
| Propstack Standard, 3 Lizenzen | 3.564 € |
| Einrichtungsgebühr Propstack, einmalig | 279 € |
| ImmoScout24 ProfiPaket | 6.000 € |
| Immowelt Premium | 4.200 € |
| Website mit CRM-Anbindung | 1.800 € |
| Schulung und Onboarding (3 Tage extern) | 2.400 € |
| Gesamt Jahr 1 | 18.243 € |
| Gesamt Jahr 2 ff. (ohne Setup und Schulung) | 15.564 € |
| Position | Pro Jahr |
|---|---|
| onOffice enterprise all-in, 10 Lizenzen | 11.880 € |
| Servicepauschale (entfällt ab 10 Lizenzen) | 0 € |
| ImmoScout24 ProfiPlus | 18.000 € |
| Weitere Portale (Immowelt, Kleinanzeigen, regional) | 9.600 € |
| Website mit CRM-Anbindung | 4.800 € |
| Schulung und kontinuierliche Weiterbildung | 6.000 € |
| Drittanbieter-Integrationen (DocuSign, Sprengnetter, Stripe) | 3.000 € |
| Gesamt | 53.280 € |
Was der TCO zeigt: Die Lizenzgebühr macht selbst im Profil C nur 22 Prozent der Gesamtkosten aus. Den grössten Posten machen Portale und Website plus Schnittstellen aus. Wer nur die CRM-Lizenz vergleicht, optimiert am falschen Hebel.
Ein CRM-Wechsel ist kein Tagesprojekt. Selbst der einfachste Umstieg dauert in der Praxis 4 bis 12 Wochen, je nach Datenmenge und Komplexität.
| Profil | Empfehlung | Warum |
|---|---|---|
| Solo-Makler, weniger als 20 Objekte pro Jahr, Marketing-Fokus | HubSpot Free | kostenlos, beste Marketing-Tools, später skalierbar |
| Solo-Makler, weniger als 20 Objekte pro Jahr, Vertriebs-Fokus | Pipedrive Essential | 14 € pro Monat, beste visuelle Pipeline, gute Mobile App |
| 2 bis 5 Personen, 30 bis 80 Objekte pro Jahr, Wohn-Schwerpunkt | Propstack Standard | modernes UI, ChatGPT-Integration, Scout24-Anbindung, schnelle Einarbeitung |
| 5+ Personen, 80+ Objekte pro Jahr, alle Segmente | onOffice enterprise all-in | Marktführer, AI Studio, 180+ Portale, höchste Funktionstiefe |
| Gewerbemakler, Investment, Bauträger | Flowfact Commercial | Stacking Plan, MS365-Tiefe, individualisierbar |
| Sparkasse oder Volksbank mit Maklerabteilung | FIO Webmakler | direkte Banken-Anbindung, Compliance abgedeckt |
| Quereinsteiger im ersten Jahr | HubSpot Free oder Pipedrive Essential | minimales Risiko, geringe Fixkosten, Wechsel später leicht möglich |
Spezialisierte Immobilien-CRMs liegen 2026 bei 79 € bis 99 € pro Lizenz und Monat (onOffice, Propstack, Flowfact). Universelle CRMs wie HubSpot oder Pipedrive starten bei 0 € (HubSpot Free) bis 14 € (Pipedrive Essential). FIO Webmakler ist bilanzabhängig und nur für Banken-verbundene Makler relevant.
Es gibt kein "bestes CRM", es gibt nur das passende. onOffice ist Marktführer für etablierte Maklerbüros, Propstack die beste Wahl für moderne Wohn-Makler-Teams, Flowfact die beste Lösung für Gewerbemakler. Solo-Makler fahren mit HubSpot Free oder Pipedrive günstiger und ausreichend.
Eine vollständig kostenlose, branchenspezialisierte Maklersoftware existiert 2026 nicht ernsthaft am DACH-Markt. Die kostenlose Alternative ist HubSpot Free, das alle Grundfunktionen eines CRM abdeckt, allerdings ohne native ImmoScout24- oder Immowelt-Schnittstelle.
Für Solo-Makler unter 20 Objekten pro Jahr: HubSpot Free (Marketing-Fokus) oder Pipedrive Essential (Vertriebs-Fokus). Spezialisierte Maklersoftware lohnt sich rechnerisch erst ab 20 bis 30 Verkäufen pro Jahr.
Pflicht für die meisten Makler 2026: ImmoScout24, Immowelt, OpenImmo-Standard. Nice-to-have: Kleinanzeigen, regionale Portale, DocuSign, Sprengnetter (Marktwerte), Microsoft 365 oder Google Workspace, eigene Website.
| CRM | Einarbeitungszeit (Vollnutzung) |
|---|---|
| Pipedrive | 1 bis 2 Wochen |
| HubSpot | 2 bis 3 Wochen |
| Propstack | 1 bis 3 Wochen |
| Flowfact | 3 bis 5 Wochen |
| onOffice | 3 bis 6 Wochen |
| FIO Webmakler | 4 bis 8 Wochen |
Die Werte beziehen sich auf produktive Vollnutzung, nicht auf "Login funktioniert".
Alle in diesem Vergleich genannten Anbieter sind DSGVO-konform und bieten Auftragsverarbeitungs-Verträge. Deutsche Anbieter (onOffice in Aachen, Propstack in Berlin, Flowfact in Köln, FIO in Leipzig) speichern auf EU-Servern. HubSpot und Pipedrive bieten EU-Server-Optionen, müssen aber im Vertrag explizit gewählt werden.
Knapp. Wer pro Jahr unter 10 Verkäufe abwickelt und auf Empfehlung verkauft, kommt mit Excel und einem strukturierten E-Mail-Postfach durch. Wer aktiv Eigentümeranfragen über die Website generiert oder mehr als 15 Objekte pro Jahr betreut, sollte spätestens dann ein CRM einführen, weil der manuelle Aufwand sonst Verkäufe kostet.
Ja, alle spezialisierten CRMs (onOffice, Propstack, Flowfact) haben native Lead-Schnittstellen zu ImmoScout24. Die Leads landen direkt im CRM, im richtigen Status, mit der richtigen Quelle. Bei HubSpot oder Pipedrive geht das nur via Zapier oder eigener Anbindung, was im Tagesbetrieb fragil ist.
Ja, deutlich mehr als noch 2024. onOffice AI Studio und Propstack ChatGPT-Integration liefern brauchbare Exposé-Texte, KI-Bildoptimierung und automatische Objektanlage. Pro Objekt sparen wir damit in der Praxis 1 bis 3 Stunden. Mehr dazu in unserem Beitrag KI für Immobilienmakler.
Der CRM-Markt für Immobilienmakler in Deutschland ist 2026 erstaunlich übersichtlich: drei spezialisierte Anbieter dominieren das Mittelfeld (onOffice, Propstack, Flowfact), eine Banken-Lösung (FIO) deckt das Sparkassen-Segment ab, zwei generelle CRMs (HubSpot und Pipedrive) bedienen das Solo-Segment.
Wenn Sie unsicher sind, welches CRM zu Ihrer Website-Strategie passt, sprechen Sie uns an. Mit Webdesign für Immobilienmakler und SEO für Immobilienmakler sorgen wir dafür, dass das CRM nicht in einem isolierten Silo lebt, sondern Teil eines funktionierenden Lead-Trichters wird.
